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Asana : guide complet de cet outil de gestion de projet

Asana, c'est quoi ?

Qu’est-ce qu’Asana ? Les amateurs de productivité adorent Asana. Cependant, il n’exécute pas très bien les processus répétables. Asana est un outil de collaboration d’équipe en ligne qui se spécialise dans la gestion des flux de travail. Il s’agit d’un outil flexible et élégant que l’on peut plier à notre volonté pour la gestion des tâches et des flux de travail.

La nouvelle fonctionnalité de visualisation de la ligne de temps de la gestion de projet Asana facilite la gestion des dépendances.

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Qu’est-ce que Asana ?

Asana est une solution de gestion des tâches basée sur le cloud qui permet aux entreprises de gérer, collaborer, communiquer et organiser leurs tâches et projets. Elle est spécialisée dans la gestion de plusieurs projets à la fois et convient aux entreprises de toutes tailles.

Il s’agit d’une plateforme SaaS (software as a service) qui aide à gérer un projet et l’équipe qui y travaille. Elle offre donc la possibilité de gérer facilement le projet, hiérarchiser les tâches, collaborer avec l’équipe et suivre les progrès. Avec cet outil, vous pouvez donc gérer votre projet du début à la fin en un seul endroit. 

Asana est assez puissant pour n’importe quel flux de travail, mais assez facile à utiliser pour n’importe quelle équipe. La plateforme a été créé en 2008 par deux ingénieurs logiciels : Dustin Moskovitz (cofondateur de Facebook) et Justin Rosenstein (ex-ingénieur pour Facebook et Google) — leur objectif était d’améliorer l’efficacité et le flux de travail des employés de Facebook.

À quoi sert exactement Asana ?

Asana est utilisé pour rationaliser le flux de travail de vos projets grâce à la gestion du travail à distance, aux tableaux Asana, à la gestion de projet sur tableur et aux listes de tâches.

Tableaux Kanban

Vous pouvez utiliser les tableaux Kanban d’Asana en conjonction avec d’autres outils utiles pour visualiser les progrès réalisés par votre équipe lorsqu’elle termine toutes les tâches qui lui sont confiées.

Ces tableaux permettent de voir beaucoup plus clairement les progrès de votre équipe. Ils vous permettent également de gérer et d’organiser les flux de travail et de planifier les feuilles de route des produits.

Gestion de projet sur tableur

Pour ceux qui travaillent beaucoup avec des feuilles de calcul Excel, Asana leur permet d’importer leurs feuilles de calcul Excel. Il n’est pas nécessaire de saisir à nouveau toutes vos données manuellement.

Asana aide également à créer et à maintenir toutes les feuilles de calcul très rapidement et efficacement. Il conserve tous les détails des projets en un seul endroit, vous permet de collaborer avec votre équipe et de gérer plusieurs projets et programmes à la fois.

Listes de tâches

Créez une liste de tâches aussi simple ou aussi détaillée que vous le souhaitez.

Tout dans Asana commence par une tâche, que vous pouvez réaliser de manière indépendante ou en tant que composante de projets plus importants.

Connectez vos listes de tâches à des projets plus vastes, y compris à des collègues, et partagez des mises à jour en temps réel en ligne.

A quoi sert Asana

Quelles sont les principales caractéristiques d’Asana ?

Les principales fonctionnalités d’Asana sont la gestion d’équipe, la gestion des tâches, la communication, les vues et les rapports. Ces fonctionnalités vous aident à gérer efficacement votre projet.

Gestion d’équipe

Que vous dirigiez vous-même une équipe ou que vous en fassiez simplement partie, Asana vous aide à organiser l’équipe grâce à ces fonctionnalités :

  • Projets — Organisez votre travail dans des projets partagés sous forme de listes ou de tableaux kanban pour vos initiatives, réunions et programmes.
  • Tâches — Attribuez des tâches à des destinataires individuels ou divisez-les en sous-tâches plus petites.
  • Délais —Les délais permettent de s’assurer que chaque tâche est terminée à temps. Vous pouvez également afficher les tâches sur un calendrier Asana.
  • Chronologie — Chronologie des échéances des projets et des tâches dans le style Gantt pour améliorer vos capacités de planification et d’ordonnancement.
  • Aime —La fonction Aime vous permet d’approuver une tâche ou un commentaire, de remercier ou de voter pour des tâches.
  • Règles —Les règles vous aident à automatiser diverses opérations manuelles, telles que l’affectation des tâches ou la mise à jour des champs.

Gestion du travail, des projets et des tâches

Il s’agit de toutes les fonctionnalités directement liées à des tâches, des projets ou des affectations spécifiques :

  • Vérification — Laissez des commentaires sur des images ou des PDF afin de faciliter le suivi des tâches.
  • Discussion de projet — Discutez de l’avancement d’un projet pour maintenir la dynamique.
  • Langues et localisation – Asana est disponible en anglais, français, allemand, espagnol, portugais et japonais.

Communication

Il est logique que la communication soit ce qui relie le travail d’équipe. Asana l’a compris ; c’est pourquoi il propose ces fonctionnalités de communication :

Commentaires sur les tâches —Les commentaires vous permettent de clarifier et de déterminer ce qui doit être fait rapidement. Vous pouvez également relier des collègues et des tâches en les mentionnant dans vos commentaires.

Vérification — Laissez directement des commentaires spécifiques et constructifs afin de pouvoir commenter tous les points à améliorer.

Langues — Asana est disponible en anglais, français, allemand, espagnol, portugais et japonais.

asana app mobile

Vues

Les vues vous facilitent la vie lorsqu’il s’agit de vous concentrer sur ce que vous devez faire.

  • Mes tâches — Planifiez votre journée avec une liste de tâches classées par ordre de priorité.
  • Boîte de réception —La boîte de réception vous permet d’utiliser des filtres pour spécifier chaque catégorie pour tous vos messages et notifications. Restez informé de l’état d’avancement de vos tâches et projets.
  • Recherche — Trouvez n’importe quel travail, tâche ou projet sans effort.
  • Recherches avancées enregistrées —Cette fonction vous permet d’enregistrer des recherches spécifiques pour une référence ultérieure ou une inspection plus poussée, de sorte que vous pouvez à tout moment avoir un aperçu détaillé de ce que vous recherchiez.
  • Calendriers — Ayez une idée claire de ce qui est prévu, due ou en cours pour tous vos projets, tâches et affectations.
  • Mode adapté aux daltoniens — Visualisez clairement la palette complète des couleurs d’Asana en mode adapté aux daltoniens.

Rapports

  • Les rapports sont essentiels — ils sont indispensables à une communication claire au sein de l’équipe. Voici les fonctionnalités de rapport d’Asana.
  • Objectifs —Vous pouvez définir, suivre et gérer vos objectifs, afin qu’ils soient communiqués de manière claire et efficace.
  • Jalons — Utilisez les jalons pour fixer des objectifs et motiver votre équipe à être plus efficace en définissant des jalons de tâches pour mieux souligner les progrès.
  • Tableau de bord — Fournit des graphiques personnalisés en temps réel pour vous aider à comprendre où le travail pourrait également être bloqué ou hors piste, avec la possibilité d’exporter les graphiques.

Asana est-il utile et facile à utiliser ?

Asana est utile pour la gestion de projets et il est facile à utiliser. Il fournit les outils de collaboration et de flux de travail nécessaire pour rationaliser votre projet. Le tout dans un design simple et intuitif.

Toutes les caractéristiques énumérées ci-dessus prouvent qu’Asana est précieux pour tous les types d’équipes : spécialistes du marketing, ingénieurs, concepteurs, professionnels de l’informatique, etc.

Selon certains utilisateurs satisfait, Asana est très facile à utiliser. Comme il est facile de créer une tâche avec cet outil, il s’adapte très facilement à votre flux de travail. Tout votre groupe de travail peut modifier les tâches. L’outil vous permet également de marquer les tâches et de mentionner d’autres personnes dans ces tâches. Il dispose également d’un accès rapide, ce qui le rend beaucoup plus spécial. 

asana

Asana est-il bon pour une seule personne ?

Asana est un logiciel ou une application principalement destinée à la gestion d’équipe. Une personne seule n’y trouvera pas autant d’utilité.

La seule utilisation que nous ayons trouvée pour une personne seule est si une seule personne réalise un projet. Le travail de cette personne peut être géré par Asana, bien que les fonctions puissent être limitées.

Pour les tâches réalisées par une seule personne, le Planificateur du vendredi vous offre toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour organiser et gérer vos tâches.

Asana est-il bon pour les équipes ?

Asana est excellent pour les équipes. Vous pouvez attribuer des tâches aux membres de l’équipe, fixer des échéances, suivre la progression, approuver/désapprouver et commenter une tâche terminée.

Avantages et inconvénients d’Asana

Comme pour toute chose, il y a toujours des avantages et des inconvénients lorsqu’il s’agit d’Asana.

Nous en énumérons ici quelques-uns pour vous, afin que vous n’ayez pas à les découvrir par vous-même.

Avantages : Là où Asana excelle

Expérience utilisateur : L’interface utilisateur est facile à utiliser — elle est très intuitive. Elle peut également coder par couleur à peu près tout, de sorte que tout est joliment et proprement organisé et clair.

Efficacité du travail : Il permet à ses utilisateurs de voir toutes les tâches en cours. Cela aide l’équipe à se concentrer sur ce qui est urgent et à planifier ce qui est peut-être moins critique.

Intégrations : Asana s’intègre bien avec d’autres applications comme Friday ; veuillez consulter ci-dessous pour plus d’informations et de détails à ce sujet.

Plan gratuit : Les petits groupes et les individus peuvent ne pas avoir les ressources financières nécessaires pour investir dans un logiciel de gestion de projet coûteux. Néanmoins, ces technologies sont essentielles au succès d’une entreprise. Asana, heureusement, comprend un plan gratuit qui permet aux organisations ayant un budget serré d’utiliser la plateforme.

asana intégration

Inconvénients : les points faibles d’Asana

  • Une tâche, une personne —Vous ne pouvez pas affecter plusieurs personnes à une seule tâche — heureusement, l’intégration de Friday y contribue.
  • Absence d’authentification à deux facteurs — Cela peut être un problème de sécurité et un inconvénient potentiel. L’authentification à deux facteurs est utilisée pour prévenir les cyberattaques et les failles de sécurité, ce qui peut causer beaucoup de dommages si vous conservez des informations sensibles dans votre système de gestion de projet Asana.
  • Asana n’est pas très convivial pour les débutants — Asana est populaire auprès des chefs de projet expérimentés. En revanche, la technologie peut submerger les utilisateurs novices.

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