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ONLYOFFICE : guide complet sur la suite bureautique collaborative

Si vous êtes en recherche dans une alternative à Google Docs ou Microsoft Office, pensez à ONLYOFFICE Docs. C’est une suite bureautique avec une interface familière et flexible. Elle propose plusieurs options d’utilisation selon vos besoin. 

  • ONLYOFFICE Docs : qu’est-ce que c’est ?
  • Quels sont les avantages d’ONLYOFFICE Docs ?
  • Quelles sont les option d’utiliser d’ONLYOFFICE ? 

ONLYOFFICE Docs : qu’est-ce que c’est ?

ONLYOFFICE Docs est une suite bureautique open-source basée sur le web, développée par Ascensio System SIA. Elle comprend le traitement de texte, tableur, outil de présentations, créateur de formulaires, lecteur et convertisseur de PDF et livres électroniques. 

L’interface à onglets de l’éditeur offre une expérience utilisateur transparente. Organisée sous forme du ruban utilisés dans d’autres suites bureautiques, l’inteface requis le temps minimum à s’adopter. Les thèmes sombres et clairs et leurs différentes variations, ainsi qu’une couleur sombre pour le cadre du document, permettent de l’adapter à toutes les conditions d’éclairage.

ONLYOFFICE Docs utilise les formats OOXML (docx, xlsx et pptx) comme formats natifs, ce qui garantit une compatibilité totale avec les fichiers Word, Excel et PowerPoint. La solution supporte également d’autres formats populaires, tels que ODF (odt, odp et ods), doc, xls, ppt, pdf, txt, rtf et html. 

En matière d’édition, ONLYOFFICE Docs offre un ensemble complet d’outils et de fonctionnalités pour créer des documents texte, des feuilles de calcul, des présentations, des formulaires et des PDFs de tout type et de toute complexité. Polices, styles, en-têtes, pieds de page, objets insérés (images, graphiques, autoshapes, tableaux, diagrammes, etc.) – tous ces éléments peuvent être ajoutés et ajustés avec facilité. Si vous avez également besoin d’un formatage et d’une navigation académiques, les éditeurs ONLYOFFICE vous permettent de travailler avec des tables des matières, des signets et des références croisées. 

Si la fonctionnalité de base des éditeurs ne vous suffit pas, vous pouvez toujours l’étendre grâce à des applications tiers. Par exemple, vous pouvez utiliser les plugins Mendeley et Zotero pour créer des bibliographies, Google Translate pour traduire du texte dans différentes langues directement dans l’éditeur, Telegram pour une communication sécurisée et Typograph pour une correction rapide du texte. Vous pouvez même insérer des vidéos YouTube, modifier des images et exécuter des macros pour les tâches de routine. 

Quels sont les avantages d’ONLYOFFICE Docs ?

Collaboration

ONLYOFFICE Docs est un outil de collaboration en ligne. Lorsque vous éditez un document en temps réel, vous pouvez basculer entre deux modes de co-édition différents. Si vous choisissez le mode Rapide et que quelqu’un travaille sur le document, vous verrez sa présence et toutes les modifications qu’il apporte. Vous pouvez également opter pour le mode Strict pour verrouiller n’importe quel paragraphe et le modifier en privé – toutes les modifications seront visibles après l’enregistrement seulement.

Ce qui rend ONLYOFFICE Docs formidable est la gestion flexible de l’accès. Vous pouvez facilement configurer l’accès à vos documents en choisissant parmi les modes édition, révision, commentaire seulement, visualisation et remplissage de formulaire.

De plus, ONLYOFFICE Docs vous permet de suivre les modifications apportées par d’autres co-auteurs ainsi que de sélectionner et de restaurer toute version antérieure d’un document d’un simple clic. Laisser des commentaires, étiqueter d’autres utilisateurs et communiquer en temps réel via le chat natif, Jitsi ou Rainbow intégrés dans l’éditeur – tout cela rend la collaboration en ligne aussi facile que possible. 

Sécurité

En tant que solution auto-hébergée, ONLYOFFCIE Docs vous offre un contrôle total sur vos données. En plus de cela, le code source de la solution est ouvert à tous et répertorié sur GitHub. 

ONLYOFFICE Docs utilise JSON Web Token pour protéger les documents contre les accès non autorisés. L’activation du protocole HTTPS vous permet de chiffrer votre trafic en transit pour plus de sécurité. Il est également possible de restreindre les options de copie, de téléchargement et d’impression des documents. 

Si vous travaillez avec des documents confidentiels, vous apprécierez certainement la fonction « Salles privées ». Il s’agit d’un espace sécurisé où vous pouvez stocker, modifier et partager des documents sous forme cryptée à l’aide de l’algorithme incassable AES-256. Les données sont générées automatiquement et transférées sous forme cryptée lorsque vous partagez un document avec d’autres utilisateurs. 

Pour plus de sécurité de documents, ONLYOFFICE propose de définir un mot de passe qui sera demandé chaque fois lors de son ouverture. Dans le feuilles de calcul, il est possible de protéger une feuille, une plage de données ou une structure d’un livre. Dans dernière cas, les utilisateurs ne pourront pas changer l’ordre de feuilles ou leurs noms sans saisir le mot de passe. 

Formulaires à remplir

Ce qui distingue ONLYOFFICE Docs des autres suites bureautiques est la possibilité de créer des formulaires à remplir. Il est possible de créer des documents avec des champs à remplir à partir de zéro ou d’un fichier DOCX existant. Les formulaires ONLYOFFICE combinent les avantages des contrôles de contenu de Microsoft Office et des formulaires Adobe.

Actuellement, ONLYOFFICE Docs apporte les champs de texte, les images, les boutons radio, les boîtes combo, les cases à cocher, les listes déroulantes, les e-mails, les numéro de téléphone et champs personnalisables. Chaque champ a ses propres propriétés, ce qui vous permet de créer des formulaires sur mesure pour n’importe quel usage, qu’il s’agisse d’un formulaire de demande ou d’un contrat légal. Les formulaires prêts à l’emploi peuvent être partagés avec d’autres utilisateurs afin qu’ils puissent remplir les champs requis et enregistrer la version finale au format PDF.

Quelles sont les option d’utiliser d’ONLYOFFICE ? 

ONLYOFFICE Docs est assez flexible et peut être intégré à plus de 30 plateformes de fichiers et de stockage via des connecteurs prêts à l’emploi.  Les solutions les plus populaires pour l’intégration sont ONLYOFFICE Workspace, Jalios, GoFast, Pydio, Talkspirit, Jamespot, Nextcloud, ownCloud, Seafile, Alfresco, Confluence, Nuxeo, Moodle, Drupal, WordPress, etc. Vous pouvez même ajouter des fonctionnalités d’édition de documents et de collaboration à votre propre plateforme de partage de fichiers. 

Si vous préférez travailler hors ligne, vous pouvez télécharger l’application de bureau gratuite. Elle propose des clients pour Windows, macOS et diverses distributions Linux qui sont construits sur le même moteur que les éditeurs en ligne.

Les applications mobiles ONLYOFFICE pour Android et iOS vous permettent de modifier des documents en déplacement. Disponibles sur les magasins d’applications officiels, elles sont absolument gratuites et ne contiennent aucune publicité ni achat in-app. 

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