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Choisir un logiciel de planning : les critères à prendre en compte

Si une souhaite optimiser sa performance opérationnelle, elle a certainement intérêt à savoir s'organiser et à utiliser des outils adaptés. Le logiciel de planning est justement une solution nécessaire à la gestion du personnel. Il lui permet de confier les tâches en fonction des compétences, des disponibilités et des ressources matérielles accessibles.

Afin de gagner du temps et suivre méthodiquement le temps de travail de leurs employés, les entreprises ont aujourd'hui le choix entre diverses solutions technologiques. Elles peuvent notamment se servir de monday.com, de Wrike, de Hubspot, de Teamwork, de Paymo ou de Trello. En fait, les de planning proposés sur le sont actuellement abondants et il est facile de se perdre entre les tas d'offres disponibles. Dans cet article, nous vous présentons les 5 principaux critères à prendre en compte pour trouver l'outil qu'il vous faut.

Les besoins de l'utilisateur

Avant de partir à la recherche du meilleur logiciel de planning proposé sur le marché, vous avez intérêt à déterminer avec précision vos besoins. Autrement dit, vous devez vous demander les raisons pour lesquelles vous souhaitez adopter cette solution de gestion. Dans cette optique, il vous est conseillé d'accorder une importance particulière aux fonctionnalités nécessaires à vos processus internes. Concrètement, les logiciels de planning peuvent vous aider dans différents aspects de votre structure organisationnelle :

  • horaires de travail de chaque salarié ;
  • absences et congés payés ;
  • notes de frais et bulletin de paie ;
  • avancement des projets en cours ;
  • ressources disponibles, etc.

En général, vous avez le choix entre deux principales options : les outils en ligne et les outils en local hébergés dans les serveurs de l'entreprise. Si l'accessibilité est un critère essentiel de sélection pour vous, vous avez intérêt à vous tourner vers la première possibilité. En ce qui concerne le budget, il est tout à fait possible de profiter des avantages d'une solution de gestion sans avoir à payer un abonnement ou des frais d'inscription. Il vous suffit de vous renseigner sur les 10 meilleurs logiciels de planification gratuits et de choisir celui qui vous convient le mieux.

Les fonctionnalités nécessaires

Parmi les fonctionnalités de base d'un logiciel de planning performant se trouve la gestion du personnel, des ressources matérielles et des projets. Pour faire simple, il doit offrir à ses utilisateurs une meilleure visibilité sur les disponibilités de leurs employés et de leurs instruments de travail. Il est également conseillé de choisir un outil disposant d'une option de messagerie qui permet de faciliter les discussions entre les collaborateurs. Les systèmes de notification à chaque changement sont également nécessaires pour se tenir au courant des évolutions des missions. De même, le logiciel de planning doit posséder une interface personnalisable et favoriser l'analyse des activités en cours de l'entreprise.

Les caractéristiques générales du logiciel de planning

Vous pouvez parfaitement définir les caractéristiques générales de votre outil de gestion idéal. Il vous est même conseillé d'accorder de l'importance à l'évolutivité ou à la stabilité de la solution. Si les mises à jour fréquentes ne vous dérangent pas, vous pouvez opter pour les logiciels de planning qui subissent régulièrement des transformations. De même, prenez en considération les capacités d'intégration de l'outil. Voulez-vous avoir la possibilité d'importer vos données métiers ? Choisissez une solution qui est dotée des caractéristiques et des fonctionnalités dont vous avez besoin.

La qualité de l'interface et la simplicité d'utilisation

Que vous ayez de solides connaissances en informatique ou non, vous devez comprendre facilement le fonctionnement du logiciel de planification. En seulement quelques clics, vous devez accéder aux fonctionnalités qui vous intéressent. Autrement dit, la prise en main doit être rapide pour éviter les pertes de temps et pour optimiser sa productivité. Par ailleurs, il peut être utile de disposer d'un outil vous offrant des possibilités de personnalisation de l'interface.

L'accessibilité du logiciel de planning

Quand certains logiciels de planning sont uniquement accessibles depuis un ordinateur, d'autres sont équipés d'une application mobile téléchargeable sur smartphone. Si vous souhaitez pouvoir utiliser l'outil de gestion n'importe où et à tout moment, vous avez intérêt à opter pour une solution disponible sur tous types d'appareils.

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