Les coûts de mobilité peuvent représenter des dépenses importantes pour les entreprises et font aujourd'hui partie des charges courantes pour celles-ci. Il est donc primordial pour une entreprise de gérer au mieux sa flotte automobile. Pour optimiser ses coûts, elle peut s'appuyer sur certains outils tels que la carte carburant.
De nombreuses entreprises ont déjà opté pour les cartes carburant, qui permettent de faciliter la gestion des frais mobilités des collaborateurs. Mais quels sont les critères à prendre en compte pour choisir une carte mobilité ?
L'étendue du réseau de distribution
La carte carburant permet de régler facilement les dépenses à réaliser avec une voiture de fonction : l'utilisateur doit seulement insérer sa carte, taper son code et entrer le kilométrage à réaliser avec la voiture.
Si de nombreuses enseignes offrent aujourd'hui des cartes carburant, il est important de prendre en compte la densité d'accès au réseau pétrolier qu'elles proposent. En optant pour une carte qui donne uniquement accès aux stations d'une même marque, le collaborateur se retrouvera rapidement limité et devra certainement faire des détours pour trouver une station-service acceptant sa carte mobilité. Ces détours, agrégés à l'ensemble de la flotte d'une même entreprise, peuvent représenter un coût important en termes de carburant et de temps. Il est donc important de porter la plus grande vigilance à l'étendue du réseau proposé par les différents fournisseurs lorsque vous choisissez votre carte carburant.
Certaines solutions innovantes, comme la Mooncard Mobility, peuvent être utilisées dans l'ensemble des stations-service, et prennent en charge toutes les dépenses mobilité de vos collaborateurs. Leur solution vous donne également accès à de nombreux services, importants à prendre en compte dans le choix de votre carte.
Les services annexes accessibles avec la carte essence
Différents services peuvent vous être proposés, selon le fournisseur que vous sélectionnez. Encore une fois, il faudra prendre en compte les besoins de votre entreprise et de vos collaborateurs afin de sélectionner des services ayant une réelle utilité. Ces services peuvent représenter des critères importants pour choisir le fournisseur de votre entreprise puisqu'ils permettent souvent de faire gagner du temps à vos collaborateurs, et donc de l'argent à votre entreprise.
Voici quelques exemples de services annexes pouvant être intéressants pour votre entreprise :
- L'accès aux parkings et péages (ou télépéages).
- Les applications de localisation, permettant de déterminer où sont les stations-service prenant en charge la carte carburant de l'utilisateur et proposant un itinéraire pour s'y rendre.
- La couverture des frais d'entretiens du véhicule, comme la vidange, le lavage, les frais de garage en cas de besoin (ou d'urgence).
La gestion en ligne de la flotte
La carte essence permet d'optimiser la gestion des déplacements de vos collaborateurs et notamment des frais qui y sont liés. De plus, elle évite l'avance de frais pour les collaborateurs et certaines tâches rébarbatives, comme les notes de frais, tout en sécurisant les paiements.
Elle permet généralement de donner accès à un service qui s'avérera dans le quotidien de votre entreprise : la gestion en ligne de la flotte. Ceci permet de soulager l'entreprise de cette tâche, pouvant être lourde si l'entreprise possède une flotte de véhicules importante. Ce service permet, notamment, de générer des reportings, afin de gérer au mieux vos budgets, et de centraliser les données. Ceci permettra un meilleur suivi des dépenses liées
au carburant ou à la mobilité, de suivre l'état de chaque véhicule pour pouvoir anticiper leur entretien, etc. Généralement, ce service se présente sous la forme d'une plateforme ou d'une application, qui peut aussi vous permettre de paramétrer les cartes et de les gérer à distance et en temps réel.
Ainsi, vous pouvez surveiller au mieux les dépenses liées à la mobilité et ajuster vos budgets en fonction de ces données.
La récupération TICPE et TVA
La récupération de la TICPE, peut être une des fonctionnalités intégrées à la carte carburant. Il est cependant judicieux de l'associer à un outil de récupération des taxes pétrolières, qui permettra de faciliter cette tâche.
Certaines cartes permettent également de faciliter la récupération de la TVA, en pré-remplissant les montants de TVA déductible en fonction des barèmes en vigueur.
La tarification de la solution
Le dernier critère pour choisir votre carte carburant, et non des moindres, est le tarif proposé par les fournisseurs. Ceux-ci sont assez variables, en fonction des fournisseurs et des services pour lesquels vous optez.
Il est parfois possible pour l'entreprise de choisir entre un paiement différé ou immédiat. Le paiement différé permet généralement de payer les dépenses mensuelles de l'entreprise un mois plus tard, le paiement immédiat est un paiement des dépenses à l'instant T, qui permet de mieux suivre la trésorerie de l'entreprise. Dans le cas d'un paiement différé, il est souvent exigé de payer à l'avance une garantie correspondant à un ou plusieurs mois de consommation.
Quelles que soient les options pour lesquelles vous optez, il est essentiel de bien s'informer sur tout ce qui est compris dans l'offre, et ce qui ne l'est pas. Pour ce faire, vous pouvez demander un devis auprès de différents fournisseurs de cartes ou faire une demande de démo, afin qu'un conseiller puisse répondre à toutes vos questions.
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