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Asana : tout savoir sur cet outil de gestion de projet

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Ces dernières années, Asana a gagné en popularité grâce à ses fonctionnalités complètes, même pour les projets complexes. Cet article présente tout ce qu’il faut savoir sur ce logiciel de gestion. 

Asana est l’outil de gestion des tâches en vogue. C’est un excellent moyen de gérer les projets les plus importants et les plus complexes. Découvrez comment cette plateforme autorise la collaboration d’équipes de différentes professions au sein d’un même espace. 

Asana : présentation de la plateforme 

Asana est un système de gestion de contenu (CMS) personnalisé sur le lieu de travail. Il a été conçu pour aider un large éventail d’entreprises à répondre à leurs besoins organisationnels. Plus précisément, il s’agit d’un outil d’organisation avancé qui permet de rationaliser les projets.

Asana permet aux entreprises de toute taille d’analyser leurs progrès et de résoudre les problèmes en un seul endroit. Ainsi, les réunions, les mises à jour par courriel et les notes de service ne sont plus nécessaires. Cet outil dispose d’un large éventail de fonctionnalités pour aider les entreprises et leurs équipes à trouver un système leur permettant d’être plus efficaces. 

Histoire

En 2008, Rosenstein et Moskovitz ont démissionné de Facebook pour fonder Asana. Ce nom est tiré d’un mot sanskrit qui veut dire « pose de yoga ». Il a été officiellement lancé en version bêta en novembre 2011 et en version commerciale en avril 2012. 

La société a annoncé qu’elle avait bouclé un tour de table de 1,2 million de dollars au printemps 2011 auprès de plusieurs investisseurs.

Le 23 juillet 2012, Asana a déclaré un financement de série B de 28 millions de dollars mené par Peter Thiel et Founders Fund. Selon un article du New York Times, les investisseurs ont évalué l’entreprise à 280 millions de dollars.

Par ailleurs, un nouveau cycle de financement de série C de 50 millions de dollars a été annoncé le 30 mars 2016  valorisant l’entreprise à 600 millions de dollars. C’est en septembre 2020 qu’Asana est entrée en bourse au New York Stock Exchange via une offre publique directe .

Au mois de juin 2022, le nombre de clients utilisant Asana est évalué à 126 000. En outre, parmi ces clients, ceux dépensent plus de 50 000 dollars par an a doublé.

Asana : fonctionnalités 

Gestion de projets et de tâches

La principale caractéristique d’Asana réside dans ses outils de gestion des projets et des tâches. Les listes et les tableaux créés permettent de regrouper certains projets dans leur ensemble. En plus, ils détaillent toutes les initiatives, les réunions et les programmes impliqués dans ces projets.

Par la suite, il est possible de décomposer chaque tâche en sous-tâches afin de les rendre plus faciles à gérer et de dresser la liste des étapes à suivre pour les mener à bien. 

  • Regrouper les tâches dans des sections ou des colonnes pour les garder organisées
  • Attribuer des dates de début et des dates d’échéance qui peuvent également inclure des délais planifiés 
  • Créer des modèles réutilisables pour faciliter le lancement de certaines tâches 
  • Ajouter des dépendances de tâches pour préciser quand certaines tâches doivent être achevées avant que d’autres ne commencent
  • Afficher les tâches sur une ligne de temps afin que chacun puisse suivre le projet dans l’ordre chronologique.
  • Créer des règles pour automatiser les processus tels que l’affectation des tâches et le triage.
  • Insérer des pièces jointes à partir d’un certain nombre de logiciels intégrés.

Asana

Outils de communication

La communication constitue un aspect essentiel et difficile dans le travail d’équipe. Asana dispose d’outils pour rationaliser cette communication

La boîte de réception permet de suivre tous les messages et les tâches qui y sont associées. Elle permet de joindre des tâches aux messages et d’utiliser les conversations de projet pour avoir des discussions en cours. 

Il est également possible de vérifier les images et les PDF. D’ailleurs, tous les commentaires peuvent être transformés en tâches afin que l’équipe sache quelles corrections doivent être apportées.

Plusieurs façons de voir le travail

Asana est, en effet, conçu pour s’adapter à chacun des membres des équipes. À ce titre, il propose plusieurs façons de visualiser les projets et les tâches :

  • Mes tâches : une vue qui donne une liste de tâches personnelles.
  • Liste : affiche et regroupe les tâches dans une structure en grille
  • Tableau : présente les tâches à venir dans un format de type tableau d’affichage.
  • Calendrier : liste des tâches en fonction des échéances.
  • Fichiers : regroupe tous les fichiers téléchargés sur le projet.
  • Boîte de réception : regroupe toutes les conversations.

Dans l’onglet « Mes tâches », il est possible de regrouper les tâches par liste, tableau, calendrier ou fichiers.

Il existe également une vue de recherche pour ceux qui ne veulent pas organiser méticuleusement toutes leurs tâches.

Outils de gestion et de reporting

Les outils de reporting d’Asana facilitent l’organisation des mises à jour des projets et l’envoi de rappels de mise à jour lorsque cela est nécessaire. Il est possible d’utiliser cet outil pour fixer des « objectifs » et définir des « jalons » pour récompenser et encourager le travail

En outre, le tableau de bord permet de voir l’état de tous les projets et tâches en cours et d’identifier les problèmes si nécessaire. La création d’équipes aide à regrouper les membres d’une équipe pour qu’ils collaborent à des projets.

La page Équipe comprend un onglet Aperçu pour le suivi des projets, un onglet Messages pour les conversations de groupe et les annonces, et un onglet Calendrier partagé. Il est possible d’ajouter des coéquipiers en tant qu’abonné à des tâches qui ne leur sont pas attribuées. 

Intégration facile de l’application

L’intégration d’applications rend Asana plus facile à utiliser. Il existe un certain nombre d’applications qui fonctionnent bien avec Asana, mais les plus notables sont :

  • Dropbox, Google Drive, Box, Office365, OneDrive et Adobe Creative Cloud pour la création et le partage de fichiers
  • Slack, Gmail, Outlook, Zoom, Microsoft Teams et Power BI pour la communication
  • Harvest, un outil de suivi du temps intégré

Asana : abonnement

Il est disponible en trois plans à plusieurs niveaux prédéfinis : Gratuit, Premium et Business. 

Asana formule basique

La version gratuite comprend les fonctionnalités suivantes :

  • Tâches, projets, messages, stockage de fichiers et entrées illimitées dans votre journal d’activité
  • Vues de liste, de tableau et de calendrier
  • Fiches et aperçus de projets
  • Applications mobiles pour iOS et Android
  • Plus de 100 intégrations d’applications, y compris le suivi du temps

Asana Premium

Formule Asana

Les plans Premium coûtent environ 11 euros par mois. Cette formule inclut toutes les fonctionnalités de la version gratuite, plus :

  • Vue chronologique et rapports de tableau de bord
  • Fonctionnalités de recherche avancées
  • La possibilité de créer des champs personnalisés
  • Invités gratuits illimités : les invités sont des utilisateurs qui ne partagent pas le domaine de messagerie de l’entreprise.
  • Formulaires, règles et jalons
  • Contrôles d’administration
  • La possibilité de créer des équipes et des projets privés

Asana Business

Asana Business coûte 24.99 euros par mois. Il est livré avec toutes les fonctionnalités des plans ci-dessous, plus :

  • Rapports sur le portefeuille et les objectifs
  • Vue de la charge de travail —permet de voir combien de ressources de votre équipe sont utilisées et sur quels projets
  • La possibilité de créer et de personnaliser des règles
  • Des formulaires plus personnalisables
  • La capacité de demander et de donner des approbations sur tout projet ou tâche
  • Vérification des photos — permet de laisser des commentaires directement sur les photos
  • Intégration plus avancée avec Salesforce, Adobe Creative Cloud.

Avantages d’Asana 

Excellente expérience utilisateur

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Le développement de l’interface utilisateur d’Asana a fait l’objet de nombreuses réflexions. L’interface utilisateur de cet outil est non seulement facile à utiliser et simple, mais aussi intelligente. Elle est conçue pour être intuitive, permettant aux utilisateurs de trouver ce qu’ils veulent en quelques clics. 

Les utilisateurs ont également la possibilité de coder les projets par couleur pour obtenir une vue personnalisée. Ces fonctionnalités permettent aux équipes d’utiliser la plateforme sans effort.

Amélioration de l’efficacité du travail

Asana permet aux membres de l’équipe d’avoir une vue d’ensemble de toutes les tâches de la semaine. Cela les aide à savoir quel travail est urgent, sur quoi agir et ce qui doit être prioritaire. Les équipes peuvent utiliser ces informations pour mieux s’organiser, réviser les objectifs de manière fluide au fil du temps et augmenter leur productivité. 

Améliore la collaboration 

Asana fournit une excellente plateforme pour accroître la collaboration au sein d’une équipe. Les utilisateurs peuvent inviter d’autres personnes dans l’espace de travail et les nouveaux membres peuvent participer au projet. Il est utilisé pour communiquer en temps réel via des messages et partager des fichiers. 

Les utilisateurs sont également alertés lorsque des tâches sont attribuées ou des révisions apportées. En plus de cela, Asana promeut la transparence et la responsabilité dans l’ensemble de l’organisation. Chaque membre de l’équipe peut dire qui travaille sur quelles tâches et à quel moment. 

Des tonnes d’intégrations

De nombreux outils tiers peuvent être intégrés à Asana. Pour obtenir des fonctionnalités supplémentaires qui ne sont pas disponibles sur Asana, il est possible d’étendre ses fonctionnalités à l’aide d’une extension, d’un module complémentaire ou d’une mise sous tension. 

Un outil comme Bridge24 pour Asana peut être utilisé pour améliorer les capacités de reporting et d’exportation d’Asana.

Bridge24 et Asana

Sécurité renforcée

Asana protège les données sensibles ou confidentielles sur lesquelles les utilisateurs travaillent. Il sauvegarde les informations et utilise un pare-feu pour les sécuriser. Seuls les membres autorisés de l’équipe peuvent accéder aux données.

Ils ont un forfait gratuit

Les petites équipes et les individus peuvent ne pas avoir les fonds nécessaires pour investir dans des outils de gestion de projet coûteux. Pourtant, ces outils sont essentiels au succès d’une entreprise. Heureusement, Asana a un plan gratuit qui permet aux équipes qui ont un petit budget d’accéder à la plateforme.

Inconvénients d’Asana

Pas très convivial pour les nouveaux utilisateurs

Les chefs de projet chevronnés aiment utiliser Asana. Cependant, l’outil peut submerger les nouveaux utilisateurs, les empêchant de se lancer après avoir accédé à cette application. L’interface a de nombreux graphiques qui rendent l’outil compliqué pour les débutants. Sans formation d’intégration, les nouveaux utilisateurs peuvent faire face à une longue courbe d’apprentissage.

Impossible d’affecter plusieurs utilisateurs à une même tâche

Assigner Tâche

Asana n’autorise qu’un seul utilisateur par tâche. Cela permet d’éviter toute confusion quant à la personne responsable d’une tâche particulière. Ce principe peut également poser problème pour assigner une tâche à plusieurs utilisateurs, ou lorsque le responsable n’est pas disponible et que le travail doit être confié à un autre membre de l’équipe.

Les projets peuvent devenir complexes

Les vastes fonctionnalités d’Asana peuvent compliquer même une tâche de base. Si une équipe souhaite travailler sur un projet simple, le travail peut sembler complexe, car elle doit configurer différents paramètres et options pour l’utiliser. Cela fait que les équipes qui travaillent sur de petits projets ont le sentiment qu’Asana ne leur convient pas. 

Aucune fonction de suivi du temps

Asana permet de suivre chaque tâche de chaque projet assigné à chaque membre de l’équipe. Cependant, cette fonctionnalité empêche de savoir combien de temps une collaboratrice a passé sur une tâche particulière. Pour bénéficier des fonctionnalités de suivi du temps, il faut intégrer l’outil à une application tierce.

Pas d’authentification à deux facteurs

Asana ne propose pas d’authentification à deux facteurs. Pourtant, les entreprises d’aujourd’hui mettent de plus en plus en place des mesures 2FA pour réduire les risques de menaces de cybersécurité.

Fonctionnalité d’exportation et d’importation limitée

Lorsqu’ils travaillent sur un projet, les utilisateurs peuvent avoir besoin de sortir les données du projet en dehors de l’application. Cependant, Asana n’autorise que l’exportation de fichiers aux formats JSON et CSV. Pour exporter des fichiers au format PDF ou Excel, il faut utiliser une solution comme Bridge24 pour Asana.

Conclusion

Asana est un puissant outil de gestion des tâches doté d’une pléthore de fonctionnalités pour aider à mieux organiser le travail. Cette plateforme peut transformer la façon dont les projets sont gérés et les équipes coordonnées sans trop d’efforts..

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