OneDrive a été le stockage cloud par excellence de Microsoft pendant de nombreuses années. Cependant, l'intégration de son produit OneDrive pour entreprises dans la plateforme Office365 a réellement propulsé son utilisation dans de nombreuses organisations.
OneDrive a une notoriété grandissante en tant que système de stockage sécurisé, mais de nombreuses entreprises ne savent pas exactement comment elles peuvent en tirer parti. Riche en fonctionnalités et étroitement intégré aux autres produits Microsoft Office, OneDrive permet aux utilisateurs de partager, stocker et collaborer encore plus facilement sur du contenu. Découvrez ce qu'est OneDrive, combien il coûte et quels sont les avantages de son utilisation.
OneDrive : présentation
OneDrive constitue la solution de stockage en ligne basée sur le cloud de Microsoft. La plupart des utilisateurs de OneDrive y ont accès dans le cadre d'un abonnement à Microsoft 365, qui comprend Microsoft Office et 1 To de stockage OneDrive. Toutefois, un accès gratuit de 5 Go d'espace est également possible.
OneDrive assure la synchronisation des fichiers créés et stockés sur l'ordinateur via le cloud. De plus, il est possible de connecter un nombre illimité d'autres appareils. Par exemple, des ordinateurs portables, des téléphones et des tablettes. Ainsi, il suffit de synchroniser ces fichiers et de les rendre disponibles partout.
En outre, OneDrive offre la possibilité de sauvegarder sur le cloud un nombre spécifique de sites Internet. En activant cette fonctionnalité, les dossiers stockés sur le bureau, dans le dossier Documents et les photos dans le dossier Images sont automatiquement conservés sur OneDrive. De fait, les fichiers les plus importants sont sauvegardés automatiquement et de manière fiable.
Comment démarrer avec OneDrive ?
OneDrive est parfaitement intégré au système d'exploitation de Windows 10, ce qui facilite sa configuration et son utilisation. Même si le système d'exploitation utilisé diffère, comme un Mac ou Windows 8, l'utilisation d'OneDrive reste assez similaire. Voici les principales caractéristiques à connaître.
Se connecter pour utiliser OneDrive
Pour lancer OneDrive pour la première fois, il faut d'abord le télécharger et se connecter. Une fois connecté au compte, le système affiche un message indiquant que le service doit être configuré en fonction des besoins.
Comment utiliser OneDrive pour sauvegarder des fichiers sur un ordinateur ?
Par défaut, OneDrive peut synchroniser les fichiers du dossier OneDrive de l'ordinateur vers le cloud. Cependant, ce service peut également servir à maintenir une sauvegarde synchronisée permanente des dossiers Bureau, Documents et Images.
Partager des fichiers OneDrive avec des tiers
OneDrive permet de partager facilement des fichiers individuels ou même des dossiers entiers avec les autres participants. Ainsi, il suffit d'inviter certaines équipes à partager leurs fichiers ou un lien vers ces derniers. Il existe plusieurs façons de le faire, notamment en envoyant un lien vers un fichier partagé ou en utilisant le bouton de partage dans OneDrive.
Supprimer des fichiers de OneDrive
Pour supprimer un fichier, un document ou une photo de OneDrive, il existe plusieurs façons de le faire. Mais, il faut savoir que cela supprimera le fichier sur les appareils compatibles avec OneDrive.
Arrêter la synchronisation de OneDrive
Il se peut que la synchronisation soit suspendue temporairement ou bien qu'il faut l'arrêter. Cette fonction est possible sur Mac ou PC via la rubrique « Aide et paramètres » de OneDrive.
OneDrive et OneDrive Entreprise: Quelle différence y a-t-il ?
Microsoft OneDrive désigne l'espace sur lequel les documents sont automatiquement enregistrés à partir de la version Windows 10. Bien que cet espace de stockage soit paramétré par défaut, il se destine avant tout à un besoin personnel. De fait, il permet de tirer profit de ce service pour enregistrer les informations personnelles telles que les photos.
Quant à OneDrive Entreprise, ce service constitue une solution idéale pour les professionnels. Il fait partie intégrante des formules d'abonnement proposées par Microsoft Office 365. Dans ce contexte, chaque utilisateur bénéficie d'un volume de stockage de 1 To. OneDrive Entreprise se télécharge également sur tous les outils de travail. Ces derniers peuvent aussi bien être mobiles que fixes et disponibles en ligne ou hors-ligne.
OneDrive Entreprise : les tarifs et les offres
OneDrive Entreprise propose trois plans différents à trois prix différents. Chaque plan augmente les fonctionnalités et la quantité d'espace de stockage avec le prix. L'Entreprise Plan 1 coûte 4,20 euros par utilisateur et par mois. Le Plan 2 est proposé pour 8,40 euros. L'espace de stockage est illimité pour les abonnement avec 5 utilisateurs, sinon il est de 1 To. Néanmoins, OneDrive peut fournir jusqu'à 25 To par utilisateur.
OneDrive Entreprise Plan 1
Ce service répond aux besoins des entreprises recherchant une solution de stockage et de partage de données. Les services inclus :
- Une capacité de stockage de 1 To par utilisateur ;
- Espace pour les fichiers jusqu'à 15 Go ;
- Partage sécurisé des fichiers à l'intérieur et à l'extérieur de l'organisation ;
- Fonctionnement sur PC et navigateur ;
- La possibilité de synchroniser les fichiers en local pour une visualisation ou une modification hors ligne ;
- Modification, création et partage de fichiers Word, OneNote, PowerPoint et Excel via un navigateur avec Office Online ;
- Transfert et administration de dossiers dans OneDrive et SharePoint ;
- Outils de recherche intégrés pour repérer des fichiers plus pertinents ;
- Accès à des fichiers partout grâce aux applications mobiles
- Assistance à la mise en œuvre FasTrack sans coût supplémentaire lors de l'achat de packs de 50 licences :
- Assistance 24/7 ;
- Licence d'utilisation commerciale ;
- Logiciel de bureautique non inclus.
OneDrive Entreprise Plan 2
Cette solution permet de bénéficier d'un service complet incluant le partage ou stockage de dossiers. La sécurité et la conformité de ces offres sont assurées par des fonctionnalités avancées. Ce plan comprend tous les avantages du plan 1 et plus encore, notamment :
- Outil de stockage en ligne illimité et personnel ;
- Système de sécurité informatique avancé pour identifier, surveiller et protéger les données confidentielles.
- Rétention invariable pour une conservation efficace des fichiers modifiés et supprimés pour l'eDiscovery ;
- Gestion des exigences en matière de résidence grâce à des fonctionnalités multi-géographiques disponibles pour Exchange Online et OneDrive ;
Cette formule n'inclut pas les programmes Office.
Business Premium
Cette formule convient parfaitement aux organisations ayant besoin de services de messagerie professionnelle, du logiciel Office ou de services comme l'application OneDrive. Elle inclut toutes les prestations offertes par le Plan 1.
- L'information et l'engagement du personnel avec un intranet SharePoint, connectant le personnel au produit, au savoir-faire et au système de gestion grâce aux pages SharePoint ;
- un service d'hébergement de courrier professionnel comprenant un espace de messagerie de 50 Go ;
- Adresses personnalisées ;
- Version bureautique du programme Office ;
- Portail Web d'outlook, word, excel et PowerPoint ;
- Une seule licence permet de couvrir un lot de 5 Mac ou PC, 5 tablettes ou téléphones par utilisateur ;
- Stockage illimité de vidéoconférences HD jusqu'à 250 participants ;
- Utilisation d'une plateforme de travail en équipe avec Microsoft Teams ;
- Possibilté de planifier des rendez-vous avec Microsoft Bookings ;
- Organisation du travail et des tâches de l'équipe avec Microsoft Scheduler ;
- Collaboration dans différents domaines et lieux géographiques via Yammer ;
- Assistance au déploiement FastTrack offert à l'achat de 50 licences et plus ;
- Assistance téléphonique et web accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 ;
- Licence d'utilisation commerciale ;
- Logiciels bureautiques inclus.
OneDrive Entreprise : ses avantages pour les TPE et PME ?
Avec OneDrive Entreprise, les PME et TPE qui ne possèdent pas leur propre structure informatique ont la possibilité de tirer profit d'un outil facile à mettre en place.
Disponible via un abonnement, ce service est offert indépendamment d'autres services, tels que SharePoint ou Exchange Online. Son déploiement permet aux dirigeants des entreprises de mieux configurer leurs besoins en matière de stockage afin de répondre pleinement à leurs attentes. Parmi les différentes formules de Microsoft 365 proposées, celles qui sont les plus demandées comprennent notamment Business Basic et Standard qui proposent une capacité de stockage de 1 To.
Depuis 2016, les entreprises ayant plus de 5 utilisateurs Microsoft 365 ont accès à une mémoire supplémentaire de 5TB, voire illimitée. Ces entreprises doivent disposer :
- des formules E3, E4 et E5
- les plans Office 365 Government E3, E4 et E5
- les formules Office 365 Education
- OneDrive for Business Plan 2
- SharePoint Online Plan 2.
Découvrez les avantages détaillés de son adoption.
Stockage de documents
Il s'agit avant tout d'un service Cloud qui permet de stocker vos fichiers professionnels. Ce mode de stockage offre un accès à tous les documents depuis n'importe quel appareil et à tout moment. Grâce aux synchronisations en temps réel, il devient envisageable de travailler hors ligne. La dernière version des documents apparaîtra alors automatiquement lors de la prochaine connexion. De plus, cet espace a une grande capacité puisque chaque utilisateur abonné aux services Microsoft 365 dispose de 1 To de sauvegarde.
Partage de documents
En stockant les documents professionnels sur OneDrive Entreprise, les membres de l'entreprise ou les parties prenantes externes auront également la possibilité de les partager. En outre, OneDrive Entreprise conserve un historique de toutes les activités effectuées sur les fichiers partagés. Tous les utilisateurs concernés sont ainsi informés.
Sécurité
Toutes les fonctionnalités de OneDrive Entreprise répondent aux exigences strictes de Microsoft. En particulier en termes de sécurité. Pour cette raison, tous les fichiers stockés restent initialement privés à moins que le propriétaire ne décide de les partager. En effet, un login et un mot de passe sécurisent chaque accès. De plus, les utilisateurs autorisés n'auront accès qu'aux documents choisis pour être partagés, via le même système de sécurité.
Le travail collaboratif facilité
Toutes les applications disponibles dans les abonnements Microsoft 365 sont synchronisées. Ce paramètre permet de lier certaines des sauvegardes OneDrive à des sites d'équipe SharePoint. De plus, One Drive Entreprise autorise la co-édition de documents en temps réel et leur envoi en un clic via la messagerie Outlook.
La mobilité en toute simplicité
L'application OneDrive Entreprise est téléchargable sur tous les appareils mobiles. Ainsi, tous les documents seront accessibles et modifiables. OneDrive Entreprise permet d'être plus productif à la maison, au travail ou en déplacement grâce à un accès, un partage et un stockage sécurisés des fichiers.
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