BPM : présentation du Business Process Management

BPM est l’abréviation de Business Process Management, soit la gestion des processus métiers. Ce dernier permet d’examiner, de contrôler les différentes démarches dans une organisation.

Le BPM est important, quelle que soit la taille de l’entreprise. Dans la plupart des organisations, cette démarche représente un énorme défi. De nombreux propriétaires d’entreprises supposent que c’est une dépense considérable ou que cela ne vaut la peine que pour des processus massifs. Voici un guide sur la gestion des processus métiers.

Qu’est-ce que le BPM?

La gestion des processus métier ou BPM est la manière dont une entreprise crée, modifie et analyse les processus prévisibles constituant le cœur de son activité.

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Chaque département d’une entreprise est responsable de la prise de certaines données. Il peut gérer une douzaine de processus de base, voire plus.

En bref, le BPM est une discipline organisationnelle dans laquelle une entreprise prend du recul et examine tous ces processus dans leur ensemble et individuellement. Il analyse l’état actuel et identifie les domaines à améliorer pour créer une organisation plus efficace et efficiente.

Ci-après les étapes qui peuvent être reconnues dans BPM :

  • Analyser
  • Reconcevoir et modéliser
  • Mettre en place
  • Moniteur
  • Gérer
  • Automatiser

BPM :  comment l’utiliser avec succès ?

Les conditions suivantes sont généralement indispensables pour réussir son projet BPM :

  • S’organiser autour des résultats, et non des tâches, pour s’assurer que la bonne orientation est maintenue ;
  • Corriger et améliorer les processus avant de l’automatiser ; 
  • Établir et normaliser les processus dans l’ensemble de l’entreprise. Ainsi ils peuvent être facilement gérés, et les erreurs seront réduites ;
  • Permettre un changement continu afin que les améliorations puissent être étendues et propagées au fil du temps ;
  • Mettre à jour les processus existants, plutôt que de créer radicalement des nouveaux, car cela peut prendre du temps à éroder ou annuler les gains obtenus.

Le BPM ne doit pas être un exercice ponctuel. Il devrait comporter une évaluation continue des stratégies et inclure des mesures visant à améliorer le flux total de ces dernières. Tout cela conduit à un cycle régulier d’évaluation et d’amélioration de l’organisation.

BPM : une pierre angulaire de l’agilité logicielle

Obtenir les informations à tout moment n’est qu’un des privilèges que cette solution offre. Une grande partie du reste consiste à demander les informations dont vous avez besoin, puis de vous les communiquer dans un format immédiatement utilisable. C’est l’essence même des logiciels de rapport et d’interrogation.

Le succès dépend de la manière dont vous classez les données dans vos référentiels afin qu’elles puissent être identifiées et incluses lorsqu’une requête appropriée se présente. 

Le “Common Warehouse Metamodel” (CWM) constitue un outil important pour atteindre cet objectif. Lancé par l’“Object Management Group”, il spécifie des interfaces qui peuvent être utilisées pour permettre l’échange de métadonnées d’entrepôt dans des environnements hétérogènes. 

Il repose sur trois normes:

  • UML – Unified Modeling Language, une norme de modélisation OMG (Object Management Group)
  • MOF – Meta Object Facility, une norme de méta-modélisation OMG et de référentiel de métadonnées
  • XMI – XML ​​Metadata Interchange, une norme d’échange de métadonnées OMG.

CWM  : comment ça marche ?

Ces modèles CWM mentionnés plus haut permettent de retracer la lignée des données. Ils fournissent des objets qui décrivent d’où proviennent les données, quand et comment ont-elles été créées. Des documents XML Metadata Interchange (XMI) assurent les échanges des instances du métamodèle.

L’on connaît le plus simple d’entre eux sous le nom de routage ou de flux de travail simple. Il déplace le contenu sous la forme de documents conventionnels, d’un endroit ou d’une personne à un autre. Lorsque la tâche A est terminée, il permet à la tâche B de commencer. 

Le routage a tendance à être ad hoc, sans traitement automatisé des règles et avec peu ou pas d’intégration entre la gestion des processus et les applications concernées. Il s’agit plutôt d’un routage d’un individu à un individu

Le déroulement des opérations ne consiste pas simplement à déplacer les choses de A à B, de B à C… Il permet d’effectuer les tâches en parallèle, ce qui fait gagner du temps et augmente la productivité. Capable de gérer plusieurs processus se déroulant en même temps, il s’adapte aux exceptions et aux conditions en appliquant des règles définies par l’utilisateur.

BPM et la transformation digitale

Un bon nombre d’organisations ont déjà atteint des niveaux élevés d’efficacité et de contrôle sur leurs pratiques BPM. Cependant, de nouveaux développements commerciaux et informatiques apparaissent constamment. Ces événements ajoutent un niveau supplémentaire de complexité et obligent les entreprises à évaluer et à mettre à jour fréquemment leurs procédures. Par conséquent, les méthodes doivent être traitées comme des initiatives continues.

Dans le contexte d’une stratégie de transformation numérique, l’adoption d’un système de BPM comporte trois tâches principales :

  • Répondre à la complexité croissante des opérations commerciales qui poussent les organisations à examiner, modifier et améliorer en permanence leurs processus;
  • Traiter le besoin de flexibilité et de mobilité pour faire évoluer continuellement les processus métier ;
  • Répondre à la nécessité d’augmenter l’efficacité de l’interaction des processus. Cette étape permet de renforcer les relations avec les clients, les partenaires, les associés et les utilisateurs. Elle garantit la communication, le partage des informations et la collaboration efficace.

BPM : avantage de son intégration à l’ère numérique

Dans le contexte de la transformation digitale, les organisations peuvent tirer parti du potentiel du BPM. Ce système permet :

  • d’utiliser les pratiques de gestion des processus et d’automatisation ;
  • d’offrir des avantages spécifiques tels que la performance, la productivité et l’agilité ;

En outre, il peut soutenir  les efforts en matière d’expérience client en :

  • rationalisant le processus global ;
  • automatisant certaines tâches qui peuvent être effectuées sans interaction avec le client ;
  • réduisant les frictions et le temps nécessaire aux utilisateurs pour l’exécution et le fonctionnement des processus.

De cette façon, les solutions de processus et d’automatisation contribuent à placer le client au centre de l’équation, ce qui a un impact évident sur l’expérience client.  

Comment BPM accélère-t-il la digitalisation des entreprises ?

L’approche BPM  assure un accompagnement efficace et novateur permettant aux entreprises de prendre une longueur d’avance. Il aide dans :

  • L’optimisation des coûts de fonctionnement ;
  • L’amélioration des délais et qualités des produits, des services et de la livraison ;
  • La personnalisation des processus ; 
  • La prise de décision centrée sur le client.

BPM dans l’ère numérique : faire preuve de prudence

Bien entendu, il faut faire preuve de prudence lors de la transformation des défis en opportunités. Par exemple, il est plus préférable d’éviter que seuls les départements informatiques mènent les projets de BPM. Par contre, il est essentiel d’impliquer tous les départements concernés ainsi que la direction générale

Cela rend l’initiative réellement réactive et agile contrairement aux projets dirigés par les services informatiques qui sont souvent peu flexibles aux changements rapides.

Il faut noter que pour atteindre leurs objectifs et développer leurs capacités d’innovation, les entreprises doivent être capables d’apporter rapidement les changements nécessaires. Ils ont besoin d’une certaine souplesse pour repenser stratégiquement tout ce qui se passe de temps en temps.

BPM transformationnel, un appel à l’action

Les six éléments suivants concernent l’agilité des processus numériques. Ils aident les organisations à mettre en œuvre une solution efficace de processus métier et d’automatisation pour travailler en parallèle avec une initiative de transformation numérique.

Commencer petit, mais penser grand

Les solutions BPM doivent faire partie d’un parcours de transformation numérique continu et être des instruments permanents pour atteindre une réussite progressive, plutôt qu’un projet à court terme.

Choisir la solution de gestion/automatisation des processus la mieux adaptée

Il existe de nombreuses solutions parmi lesquelles choisir. Cependant il faut tenir compte des fonctions logicielles dont vous avez besoin pour atteindre les objectifs fondamentaux de la transformation numérique. Il est essentiel de définir des priorités claires qui prennent en charge vos besoins actuels et futurs en matière de transformation numérique.

Les solutions BPM doivent être flexibles et mobiles

L’accès universel est essentiel, depuis n’importe quel appareil, tel qu’un PC, une tablette ou un smartphone, ainsi que depuis n’importe quel endroit et à tout moment. Les options cloud peuvent faciliter l’adoption des offres logicielles BPM, en particulier celles qui présentent des contraintes techniques. De nombreuses entreprises peuvent profiter de modèles d’abonnement ou de services à la demande pour réduire leur investissement informatique initial.

Assurer une innovation continue

Les nouvelles initiatives de BPM et d’automatisation doivent garantir une amélioration et une innovation continues pour les utilisateurs internes et externes, en se développant et en évoluant avec eux.

Combiner flexibilité et simplification

Un mécanisme de conception agile peut être nécessaire pour rationaliser la conception, le développement et le déploiement des processus.

Établir les bases d’un centre d’excellence BPM

Mettre en place un centre d’excellence aligne les pratiques de gestion et d’automatisation des processus de l’entreprise sur l’objectif d’amélioration continue des stratégies BPM. Travailler à une pratique efficace  assure que l’organisation fonctionne de la manière la plus efficiente possible.

Conclusion

Atteindre l’efficacité et l’agilité des processus à l’ère du numérique peuvent être un défi, mais elles sont aussi un moteur dans la quête de digitaliser un entreprise. En établissant une série d’étapes claires et bien établies, l’alignement des pratiques de BPM sur une initiative globale de transformation numérique peut être vital. Il assure la durabilité et la maximisation de vos opérations commerciales numériques.

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