Alors que l'utilisation des outils de travail collaboratif a explosé avec le COVID-19, Slack fait aujourd'hui partie des outils de communication les plus populaires au monde. Pour autant, si son succès est désormais incontestable, nombreux ne connaissent pas encore tout son potentiel. Et comment bien l'utiliser pour optimiser la productivité. Découvrez tout ce qu'il faut savoir sur cette application de messagerie cloud de prédilection des entreprises et travailleurs indépendants.
Utilisé aussi bien par les PME, les organisations, les startups que les grandes firmes et les freelances pour exécuter les opérations de routine, Slack a passé le cap des 50 millions d'utilisateurs à l'échelle mondiale en 2021. Dont 12 millions d'utilisateurs actifs au quotidien et 6,8 millions d'utilisateurs hebdomadaires actifs. Tandis que l'éditeur héberge aujourd'hui plus de 156 000 clients payants dont 65% de Fortune 100.
Par ailleurs, avec plus de 2 400 apps dans sa galerie et plus de 500 000 extensions applicatives conçues par les utilisateurs, Slack revendique désormais 600 000 développeurs actifs sur sa plateforme.
Slack en quelques mots
Créé en 2014 par Stewart Butterfiel, Slack, de son acronyme Searchable Log of All Conversation and Knowledge est une application de messagerie cloud qui repose sur un système de canaux de conversation que les utilisateurs peuvent alimenter d'un simple clic.
Considérée comme la startup à la croissance la plus rapide de tous les temps, la plateforme de hub central de tous les outils nécessaires pour le bon fonctionnement du travail en équipe à distance, comme si chaque membre était dans la même pièce.
Dans les faits, ce journal d'accessibilité à toutes les conversations et connaissances, Slack permet de suivre de manière efficace l'avancée d'un projet. Notamment grâce à une gestion hiérarchisée des messages.
Retour sur les avantages de la messagerie cloud
Si Slack fait désormais partie des applications incontournables des professionnels, c'est parce que la plateforme présente une myriade d'avantages non négligeables. Non seulement, Slack propose une interface ergonomique, intuitive et très facile à prendre en main, même pour les utilisateurs non-techniques. Mais, la plateforme regorge également de fonctionnalités bien pensées.
De plus, la messagerie permet de convertir l'espace de travail en une plateforme centrale pour la communication interne. Ceci en offrant la possibilité d'intégrer tout un écosystème d'applications tierces. Et cela, directement dans l'espace de travail en cliquant sur le bouton “Apps” ou “Applications”.
Entre autres, il est possible d'intégrer des outils de développement. A l'instar de GitHub, Jenkins ou encore StackOverflow. Mais aussi des outils de management comme Google Analytics, ServiceNow, MailChimp, SalesForce, Trello, Pipedrive, Google Calendar, Asana, Zapier ou encore Zoom.
Par ailleurs, l'un des principaux intérêts de Slack est intimement lié au Big Data basé sur une plateforme de stockage Cloud AWS S3 et le machine learning. Ainsi, grâce à l'analyse de données, Slack est capable d'identifier les comportements des utilisateurs afin de leur proposer des fonctionnalités adaptées à leur besoin et d'optimiser leur productivité.
Au-delà de ses fonctionnalités avancées, Slack présente également un avantage de taille, celui de permettre aux entreprises de garder un grand degré de contrôle. Ainsi qu'un maximum de confidentialité. Notamment grâce au système d'invitation, la possibilité de lire des messages et d'accéder aux canaux privés. Et ceci, sans avoir besoin de l'autorisation de l'utilisateur.
Enfin, avec Slack, plus besoin de faire des formules de politesse un peu trop pompeuses à chaque message envoyé. Ce qui vous permet de dynamiser vos échanges et gagner en efficacité. De plus, la plateforme propose un second niveau de discussion à côté de chaque message envoyé dans un fil. Cela permet de ne pas obstruer le fil de discussion.
Quels sont les inconvénients de Slack ?
Bien sûr, si Slack présente un florilège d'atouts, la plateforme n'est pas non plus exempte d'inconvénients. Tout d'abord, comme chaque utilisateur peut créer différents canaux, cette plateforme collaborative peut devenir très vite intrusive.
D'un côté, lorsque l'utilisateur ne maîtrise pas bien son utilisation et plus particulièrement le paramétrage de notification, il peut très vite se retrouver noyer des tonnes de notifications. De plus, il peut être amené à consulter des dizaines de canaux continuellement. Ce qui peut devenir contre productif.
D'un autre côté, l'absence de fonctionnalité de mise en sourdine ou de blocage peut s'avérer problématique en cas de harcèlement. Sans oublier qu'avec ce genre de plateforme, il est souvent difficile de mettre une barrière entre la vie privée et la vie professionnelle.
Néanmoins, ces points faibles peuvent être contournés en bloquant les canaux en dehors des heures de travail. Vous pouvez aussi définir des mots-clés pour être alerté en cas de message urgent même en votre absence. Pour cela, il suffit d'aller dans l'onglet “Préférences” de votre profil. Puis, “Notification”.
L'essentiel pour bien débuter sur la plateforme de messagerie
Depuis sa dernière refonte, Slack est devenu encore plus ergonomique et plus facile d'utilisation. A un tel point qu'une fois que vous avez compris son fonctionnement, vous allez très vite y prendre goût. Bien sûr, il est tout même important de bien assimiler les notions de base pour profiter de tout son potentiel.
Dans les détails, sur la plateforme, vous faites partie d'un espace de travail où il y a différents canaux de discussion. Ainsi, avant de sauter à pieds joints, vous devrez vous créer un espace de travail en passant par la page principale du site web et en cliquant sur Premier Pas. Il faudra ensuite créer un compte avec un identifiant et un mot de passe.
N'oubliez surtout pas de choisir le type d'utilisation pour que l'application puisse créer automatiquement un fil de discussion (chaîne) dédié à cette tâche. Bien sûr, vous pouvez aussi créer vos propres chaînes de discussion avec plusieurs collaborateurs pour échanger sur des sujets précis. Vous pourrez ensuite leur envoyer des invitations pour rejoindre votre groupe de travail par mail.
Il est à noter que vous pouvez également choisir d'ajouter de manière automatique toutes les personnes qui rejoignent votre espace. En cliquant sur le bouton + à côté du menu message direct, vous pourrez envoyer un message directement à un collaborateur.
Par ailleurs, comme sur les réseaux sociaux, vous pouvez mentionner un collaborateur en utilisant @ suivi de son nom. Ce dernier recevra une notification qui alertera.
Enfin, vous pourrez retrouver les anciens contenus échangés en tapant des mots-clés dans la barre de recherche. Ou en utilisant les raccourcis CTRL + F (windows) et command + F (sur mac).
Slack : combien ça coûte ?
De manière générale, Slack propose une version freemium et 3 offres payantes : Pro ( 6,67 $ mensuel par utilisateur), Business+ (12,50 $ mensuel par utilisateur) et Entreprise Grid (Prix accessible sur devis)
La version freemium, vous permet d'accéder aux 10000 derniers messages et une intégration gratuite de 10 applications tierces. Par contre, les fonctionnalités d'administration sont restreintes.
Pour les versions payantes, elles permettent de passer des appels audio et vidéo. L'offre standard permet une intégration illimitée et une coopération avec des tierces via Slack Connect. La version Plus permet d'accéder à un contrat de niveau de service. Ce qui garantit une disponibilité de 99,99%. Vous pourrez également accéder à des fonctionnalités de gestion des utilisateurs ainsi qu'un système d'authentification basé sur SAML. L'offre vous permet en plus d'exporter des données pour les messages.
Enfin, la formule Enterprise Grid propose des espaces de travail illimités, un système de prévention de perte de données. Il sera également possible d'accéder à des experts pour vous aider à vous conformer aux différents règlements tels que la loi HIPAA.
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