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Comment numériser ou digitaliser les instructions de travail ? Guide complet

Numériser ou digitaliser instructions de travail

Le recours aux instructions de travail numériques explose dans les entreprises cherchant à accroître leur productivité. Guidés pas à pas dans leurs tâches, les employés gagnent en efficacité et réduisent les erreurs s’ils arrivent à digitaliser ou à numériser les instructions de travail.

Mais pour être réellement efficaces, ces guides doivent répondre à des critères exigeants. Clarté, concision, simplicité, il y a autant d’impératifs pour des procédures facilement compréhensibles. Sinon, ces outils entraînent confusion et frustration au sein des équipes. Comment alors créer des supports numériques engageants, qui fluidifient le travail au lieu de le complexifier ? Dans ce dossier, nous détaillerons les bonnes pratiques pour concevoir des instructions numériques performantes. 

La place de la numérisation ou de la digitalisation des instructions de travail au sein de l’entreprise

Le règne des guides papier, imposants et peu engageants, est désormais révolu. Selon une étude, près de 90% de ces instructions traditionnelles échouent à accompagner efficacement les employés. Heureusement, le numérique propose une alternative prometteuse. Le DWI (Digital Work Instructions), la digitalisation des instructions de travail en d’autres termes, permet alors d’adopter des procédures simplifiées, centrées sur l’utilisateur.

Bien conçues, des instructions numériques clarifient les meilleures pratiques et fluidifient les processus internes. Elles standardisent les méthodes pour rendre chaque collaborateur rapidement opérationnel et en toute sécurité. De tels guides interactifs présentent cependant de nombreux avantages. Dont l’amélioration continue des procédures, la prévention des risques accrues, la facilitation de la formation des nouveaux arrivants, la captation des savoir-faire informels, mais aussi le renforcement de la motivation des équipes.

Il y a en effet autant de raisons de transformer vos guides statiques en instructions numériques engageantes. Selon le cabinet Sitem, de mauvais supports peuvent même coûter des milliards en erreurs. Mais en misant sur l’expérience utilisateur, vous optimisez votre performance interne.

Performances, efficacité, accessibilité et contrôle, voici les 8 avantages clés de la numérisation des instructions de travail

1. Améliorer les performances de fabrication

Les instructions de travail numériques boostent la productivité. Grâce à une interface conviviale, les employés comprennent et accomplissent rapidement leurs tâches.

Les travailleurs expérimentés rédigent alors ces instructions interactives pour que vos employés accèdent à des années d’expérience en un clic.

Cependant, si vous diffusez les connaissances de vos meilleurs travailleurs à tout le personnel, vous transformez tous vos employés en personnes performantes.

2. Accroître l’efficacité

Avec des instructions complexes, les opérateurs mettent du temps à comprendre les processus. Cela ralentit la production et provoque des erreurs. C’est-à-dire que de mauvaises interprétations nuisent à la qualité du produit.

Des instructions de travail numérisées et complètes peuvent résoudre ce problème. Ainsi, les opérateurs se concentrent sur leur travail, et non sur l’interprétation des consignes.

Les instructions numériques améliorent l’efficacité de la production. Elles font aussi gagner du temps à ceux qui les rédigent. Ce temps libéré sert pour des projets cruciaux qui génèrent plus de revenus.

3. Faciliter l’accès et le contrôle

Les instructions numériques sont accessibles sur tout appareil mobile ou ordinateur. Les versions papier s’empilent dans des classeurs, au fond de l’usine. Pour y accéder, les opérateurs doivent  interrompre leur travail et vont perdre un temps précieux.

Or, les outils numériques sont facilement consultables, même avec des QR codes dans l’atelier. Ce qui leur permet par la suite d’accéder aux informations précises de manière instantanée.

4. Mettre la main sur les connaissances clefs

De nombreux baby-boomers quittent aujourd’hui le secteur manufacturier. L’industrie fait donc face à un déficit de compétences croissant.

À cause de cette pénurie de main-d’œuvre, les fabricants embauchent des étudiants, stagiaires et débutants. Il est alors essentiel de standardiser les bons processus pour toute l’équipe.

Avec les instructions numériques, les informations indispensables sont distribuées à tout le personnel. Et quand l’opérateur le plus qualifié s’en va, le travail est fait correctement parce que ses connaissances sont intégrées aux instructions numériques.

La digitalisation ou la numérisation des instructions de travail facilite aussi la mise à jour des bonnes pratiques. Ce qui permet à vos collaborateurs de toujours avoir les bons savoirs au bon moment.

5. Assurer le contrôle qualité

Les instructions numériques donnent aux collaborateurs un accès rapide aux meilleures procédures actuelles. Cela contribue à éliminer les défauts et à augmenter la qualité des produits. Ces instructions fournissent d’ailleurs des données de performance en temps réel. À chaque étape, le logiciel collecte des données de qualité. S’il y a un souci, l’opérateur est prévenu et ne peut pas passer à l’étape d’après.

Cela permet un suivi qualité en temps réel qui laisse peu de place aux erreurs dans la production. En fin de compte, cela renforce la confiance des clients.

6. Réduire les coûts des supports sur papiers

Les entreprises américaines dépensent 120 milliards de dollars par an en impressions papier. Or, ces dernières deviennent obsolètes au bout de 3 mois. Le support papier est donc sujet aux erreurs et à une mauvaise gestion des données.

Ce sont les instructions numériques qui permettent de réduire et de minimiser ces coûts. Les données sont téléchargées en temps réel dans les systèmes SAP (Un logiciel ERP que les entreprises utilisent généralement). La marge d’erreur est donc minimaliste. Ce qui permet de supprimer les retouches et d’alléger le travail administratif.

7. Se conformer à la réglementation

Dans les secteurs à forte intensité d’actifs, les réglementations évoluent selon les tendances et l’environnement. Les pratiques manuelles créent le chaos lors des changements réglementaires. Les entreprises ont alors besoin de pratiques agiles pour s’adapter rapidement à ces changements.

Les instructions numériques permettent une mise à jour rapide des procédures opérationnelles standard (SOP). Quant à l’intégration dans les systèmes SAP, elle facilite l’information des équipes sur les changements.

8. Trouver la perle rare

De plus en plus de millennials et de génération Z arrivent aujourd’hui sur le marché du travail. Ces natifs du numérique attendent que les employeurs fassent un usage intensif des technologies pour gagner du temps.

Ils valorisent l’innovation, l’engagement et la collaboration mais laissent de côté les silos d’information des processus papier. Pour attirer ces travailleurs, de nombreux experts recommandent aux entreprises de démontrer leur engagement technologique.

Une équipe de travailleurs sur le point de digitaliser ou de numériser les instructions de travail

Comment digitaliser ou numériser les instructions de travail en 3 étapes faciles ?

À l’ère de la transformation digitale, la numérisation des procédures de travail s’impose comme un pilier de l’usine intelligente. Instructions numériques et industrie 4.0 forment donc un tandem gagnant. Les premières clarifient et facilitent le travail humain. La seconde capitalise sur les données générées pour automatiser et rationaliser la production. Cette alliance numérique sécurise les processus tout en préparant les usines à toujours plus d’agilité. Mais comment procéder ?

L’accès aux instructions de travail doit être digitalisé

De nombreux industriels franchissent le pas du numérique en commençant par dématérialiser leurs instructions papier. Fini les centaines de pages de procédures PDF sur le serveur ! Place à des guides simples et engageants, disponibles au bout des doigts.

C’est le cas de Riviera, fabricant laitier canadien.  « Nos modes opératoires étaient de longs documents poussiéreux, rarement consultés car trop archaïques  », relate Amélie Provost, responsable Qualité. Pour y remédier, l’entreprise a adopté l’appli Poka. Sur des tablettes industrielles, les opérateurs accèdent désormais aux procédures en scannant les équipements concernés.

En seulement quelques clics, ils visualisent toutes les instructions utiles à leurs tâches. D’un simple geste, Poka propulse les informations cruciales hors des silos pour les restituer dans leur contexte métier. De quoi fluidifier les opérations et responsabiliser les équipes, qui deviennent actrices de leurs processus.

Mieux vaut des instructions numériques visuelles pour servir d’appui aux procédures écrites

Au-delà de la dématérialisation des procédures, la vidéo s’impose comme le format le plus efficace pour clarifier les instructions de travail. « Les tutos sont plus rapides à assimiler et ne prêtent pas à interprétation, contrairement aux textes », affirme Amélie Provost de Riviera.

Grâce à une application de numérisation des instructions de travail, créer ces supports vidéo devient à la portée de tous. L’interface guide chaque étape : tournage des manipulations, insertion de visuels explicatifs, enregistrement de commentaires… Le tout de manière intuitive.

« Filmer les procédures sur les équipements est définitivement plus simple que de rédiger des descriptions textuelles et illustrées », confirme Mike Shenouda, directeur des opérations chez ABB. En captant directement le geste métier, la vidéo assure une transmission fidèle des compétences – sans nécessiter de talents rédactionnels.

En démocratisant la création de tutos, les plateformes accélèrent la clarification des procédés internes. Les instructions filmées renforcent l’autonomie des collaborateurs en situation de travail bien mieux que de longs documents texte

Facilitez l’accès à la création de contenu

Certains industriels vont plus loin en faisant de leurs instructions numériques une véritable capitalisation des savoir-faire. C’est le cas d’ABB qui entend exploiter les connaissances des ouvriers.

« Nos opérateurs détectent les dysfonctionnements et les solutions. Leur expertise terrain est indispensable à l’amélioration continue », déclare le DG Mike Shenoud. Pour capter ces insights cruciaux, ABB équipe tous ses postes de tablettes Poka. En quelques taps, les collaborateurs partagent photos, vidéos et notes pour signaler un problème ou suggérer une optimisation.

Ce dispositif ultra-simplifié désinhibe les prises de parole et stimule l’intelligence collective. Résultat : en un an, les employés d’ABB ont partagé plus de 2000 mises à jour ! En donnant aux experts métiers les outils pour diffuser leurs idées à grande échelle, Poka libère tout le potentiel d’innovation jusqu’alors enfoui dans les ateliers.

Cet effet démultiplicateur se confirme chez Nutricia (Danone) qui, grâce à l’appli, a réduit de moitié ses temps de création de contenus. Même constat chez Riviera où les procédures numériques ont fait chuter les déchets de 9% sur une ligne de yaourts. En connectant toutes les intelligences, les instructions nouvelle génération boostent la performance industrielle.

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