Dans une étude intitulée “The impact of the open workspace on human collaboration”, l'enseignant de l'université d'Havard Ethan S. Berstein évalue une baisse des interactions en face à face entre salariés dans les open space. Comment ? En utilisant l'IoT bien sûr !
Le 2 juillet 2018 paraissait une étude intitulée “The impact of the open workspace on human collaboration”. Pour une fois, il ne s'agit pas de l'oeuvre d'un cabinet d'étude, mais de deux professeurs de l'Université d'Harvard : Ethan S. Berstein et Stephen Turban.
Les deux chercheurs ont étudié les interactions des salariés travaillant des open space, ces fameux bureaux ouverts constitués en plateaux. Selon un baromètre Actineo/CSA datant de 2015 seulement 18 % des salariés travaillent dans un espace collectif ouvert contre 73 % des salariés anglais. Aux États-Unis, la pratique a pris un nouveau tournant puisque dans certaines entreprises les salariés n'ont plus de bureaux attribués et peuvent se placer où ils le souhaitent.
Défendus par bon nombre d'entreprises comme un moyen de favoriser la communication et les interactions entre les salariés, les deux professeurs de Harvard ont souhaité vérifier les effets du passage à l'open space. Comment ? En utilisant des badges connectés.
Des badges connectés pour les employés en open space
Dotés d'un capteur infrarouge, ces petits wearables portés par les employés permettaient de savoir qui interagissait avec qui. Pour parfaire leur étude, les chercheurs y ont ajouté des microphones configurés pour détecter si le porteur écoutait ou parlait, un accéléromètre pour établir leur mouvement et leur posture, ainsi qu'un système de beacon permettant de les géolocaliser sur le plateau. Toutes ces informations étaient enregistrées toutes les 10 millisecondes et jusqu'à 10 mètres de distance. Ils ont également étudié l'utilisation des mails et messageries instantanés professionnels. À leur connaissance, les chercheurs sont ”les premiers à mesurer les effets du passage à l'open space de manière empirique”.
Ethan S. Berstein et Stephen Turban voulaient étudier les effets du passage de bureaux compartimentés à l'open space. Ils ont mené deux sessions d'étude auprès d'entreprises multinationales figurant au Fortune 500. Ces entreprises souhaitaient passer à l'open space pour favoriser les échanges face à face entre les employés.
Dans une première phase, des groupes de salariés étaient étudiés dans leurs anciens bureaux pendant trois semaines, puis leurs interactions étaient mesurées dans l'open space durant la même période de temps.
Une baisse moyenne de 70 % des interactions en face à face
Résultats, les participants à cette étude ont passé 72 % moins de temps en interactions face à face en open space. Alors qu'ils passaient 5,8 heures par jour à interagir en face à face avec leurs collègues, cette moyenne est passée à 1,7 heure par jour en open space.
Cela a évidemment des conséquences sur l'envoi de mails et de messages instantanés. Selon cette étude, les participants ont envoyé 56 % plus de courriels, en ont reçu 20 % de plus, et ont copié 41 % plus provenant d'autres participants. Par ailleurs, la fréquence d'utilisation de Messenger a augmenté de 67 %, tandis que le pourcentage de messages envoyés par la messagerie interne a augmenté 75 %.
Ce n'était pas suffisant pour les chercheurs. Ils ont mené une deuxième session cette fois sur deux périodes de 8 semaines. Comme les équipes étudiées étaient différentes (rôle, emplacement du bureau, répartition des genres, etc.), les résultats sont sensiblement différents.
Ethan S. Berstein et Stephen Turban notent toutefois une grande similitude entre les deux groupes étudiés. Les interactions des participants ont baissé à un taux compris entre 67 % et 71 % en open space, tandis que le nombre d'emails a augmenté entre 22 et 55 %.
Une enquête à approfondir
Les paires conversationnelles présentes dans la même équipe ou affectées à un poste similaire ont augmenté le nombre d'interactions “physiques” et numériques, a contrario des membres des paires conversationnelles affectés au sein d'une équipe différente. La proximité physique induite par l'open space a légèrement augmenté les interactions en face à face, pas le nombre d'emails. Le nombre d'échange entre les personnes de sexe opposé n'a pas changé.
Résultat de l'étude, le passage de bureaux compartimentés à des espaces ouverts n'augment pas nécessairement les interactions entre les salariés. D'un point de vue purement factuel, c'est plutôt le contraire : les chiffres parlent pour eux-mêmes. Les chercheurs précisent tout de même que d'autres phénomènes sont à prendre en compte. Cela peut être la taille des équipes, la perte de concentration due aux bruits, la manière dont les échanges interviennent dans un espace plus ouvert, etc. Autant de paramètres pratiques et sociaux qu'il faudra comprendre pour parfaire cette étude. Ainsi, les organisations pourraient adapter leur approche de l'organisation des bureaux afin de gagner en efficacité. L'open space est une solution parmi d'autres.
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