Introduit en octobre 2020 par le géant des moteurs de recherche, Google Workspace est une plateforme de collaboration et de productivité. En réponse aux mesures prises par les gouvernements dans le contexte du Covid-19, cette plateforme flexible et novatrice a pour ambition de permettre aux petites comme aux grandes entreprises d'innover leurs modes de travail. Et ce, peu importe où se trouve chaque collaborateur.
Pour garantir le bon fonctionnement de leur structure en coulisses et booster la performance de leur équipe, de plus en plus d'entreprises font aujourd'hui le choix d'utiliser divers produits SaaS. Parmi les flopées de solutions qui existent, Google Workspace (ex G-suite) est sans aucun doute le produit dont il serait aujourd'hui difficile de se passer.
En effet, même si de nombreuses solutions de collaboration pullulent sur le marché, ce service reste de loin la meilleure option pour les entreprises. Notamment grâce à la richesse de ses fonctionnalités et les myriades de nouvelles applications qui l'accompagnent. Évidemment, les utilisateurs pourront toujours retrouver les outils classiques comme Google Drive, Google Docs, Google Sheets ou encore Google slides. Enrichis eux aussi de nouvelles fonctionnalités.
Google Workspace : quésaco ?
Digne remplaçant de Google G-Suite, la suite de productivité en mode SaaS signée Google, Google Workspace a fait ses débuts en 2020. Notamment dans le but de rapprocher les équipes et faciliter le travail ensemble durant les restrictions liées à la crise du Covid-19.
En clair, Google Workspace a été savamment pensé pour satisfaire les besoins des télétravailleurs. Ceci afin qu'ils continuent d'interagir avec leurs collègues de travail comme s'ils étaient dans la même pièce grâce à des applications collaboratives.
Par ailleurs, Google Workspace est surtout le fruit de l'ambition de la multinationale de répondre aux besoins de toutes les entreprises. Et cela, indépendamment de leur taille et de leur champ d'activité. Ceci aussi bien en termes d'organisation que de fonctionnement. Ensuite, à l'occasion du lancement officiel de la plateforme, le géant avait annoncé son objectif de faire de Gmail une workplace digitale pour ses utilisateurs. Dans cette optique, le service de messagerie s'est vu agrémenté d'un nouveau service de visioconférence baptisée Google Meet.
Bien évidemment, Google Workspace ne se contente pas de proposer des outils de team messaging et des fils de discussions instantanés, pour répondre aux évolutions de la vie professionnelle, la plateforme intègre un large panel d'outils de productivité et de collaboration basés sur le cloud. On y retrouve notamment les outils disponibles dans G- Suite.
En définitive, l'ambition de Google, c'est de permettre aux entreprises tout secteur confondus, aux institutions et aux organisations de tirer pleinement avantage de leur transformation numérique grâce à Google Workspace.
Quels sont les points forts de l'espace de travail Google
Avec l'évolution rapide vers des modes de travail hybrides et décentralisés, Google Workspace se distingue comme une solution essentielle pour répondre aux besoins de collaboration moderne. La plateforme offre des outils puissants qui favorisent l'efficacité tout en maintenant les liens humains, malgré la distance. Grâce à des fonctionnalités ergonomiques et intuitives, Google Workspace permet aux équipes de rester connectées et productives, peu importe leur localisation.
Dans les détails, Google workplace c'est :
Une myriade de fonctionnalité tourné vers la sécurité et la confidentialité
L'une des principales priorités de Google Workspace est la protection des données. La plateforme met en place des fonctionnalités de sécurité avancées, telles que la chiffrement des données en transit et au repos, ainsi que des options de gestion des identités et des accès pour renforcer la confidentialité.
Les fonctionnalités telles que la détection intelligente dans Google Meet empêchent les intrusions lors des réunions, et la classification automatique des spams améliore la sécurité des espaces de travail virtuels. Ces mesures garantissent une protection optimale des informations sensibles des entreprises.
Expérience utilisateur unifiée
Google Workspace regroupe plusieurs outils au sein d'une interface centralisée, incluant la messagerie, le chat, les appels vocaux et vidéo, ainsi que des outils de gestion de contenu. Cela permet aux utilisateurs d'accéder à toutes les fonctionnalités nécessaires sans passer d'une application à une autre, facilitant ainsi la collaboration en temps réel.
La fonctionnalité Smart Canvas améliore l'expérience en permettant des intégrations plus fluides entre documents et participants via des mentions intelligentes.
Collaboration en temps réel
Grâce à l'intégration d'outils bureautiques comme Google Docs, Sheets et Slides, les utilisateurs peuvent collaborer en temps réel sur des documents, même à distance. L'édition synchronisée et les aperçus rapides des liens rendent la cocréation plus simple et plus efficace, réduisant ainsi les silos de communication entre les équipes.
Optimisation de l'organisation
Google Workspace aide également à optimiser la gestion des ressources humaines grâce à des outils comme Google Agenda, qui permet de synchroniser les absences, les présences, et les congés en quelques clics. Chaque entreprise peut aussi adapter la plateforme à ses besoins spécifiques en intégrant des applications personnalisées et des mesures de sécurité renforcées pour les accès utilisateurs.
Zoom sur les inconvénients de la plateforme de collaboration et de productivité
L'utilisation de Google Workspace présente de nombreux avantages, mais il existe également des inconvénients que les utilisateurs doivent prendre en compte :
- Fonctionnalités limitées de Google Sheets. Par rapport à Microsoft Excel, Google Sheets manque de certaines fonctionnalités avancées. Notamment pour les calculs complexes et les graphiques plus sophistiqués. Cela peut être un frein pour les utilisateurs ayant besoin de puissants outils d'analyse de données.
- Conversion des fichiers Microsoft Office. Bien que Google Workspace permette d'ouvrir et de modifier des fichiers Microsoft Office, des problèmes de compatibilité et de mise en page peuvent survenir. D'ailleurs cela peut compliquer les collaborations entre utilisateurs des deux suites.
- Dépendance à la connexion internet. Étant une plateforme cloud, Google Workspace fonctionne principalement en ligne. Bien que certaines fonctionnalités soient accessibles hors ligne, la nécessité d'une connexion internet reste un inconvénient majeur. Et ce pour les utilisateurs ayant des besoins fréquents de travail hors ligne.
- Fonctionnalités de Google Meet. Google Meet est souvent jugé moins performant que des concurrents comme Zoom ou Microsoft Teams. Et ce en termes de fonctionnalités et de nombre de participants visibles à l'écran pendant les appels.
- Problèmes de gestion des fichiers. Des erreurs peuvent survenir lors de la gestion de fichiers, notamment en utilisant des caractères spéciaux dans les noms de dossiers. Cela peut entraîner des problèmes lors des migrations de données ou des synchronisations.
Quid des plans d'abonnement de la plateforme Workspace de Google
Parce que chaque entreprise est différente, Google Workspace propose des plans d'abonnement adaptés aux besoins de chaque structure.
Google Workspace propose plusieurs plans d'abonnement adaptés aux besoins des entreprises de toutes tailles. Voici un aperçu des tarifs actuels en euros (€) pour 2024 :
Business Starter
Pour 5,75 € par utilisateur et par mois avec un engagement d'un an, ou 6,90 € avec une facturation mensuelle. Ce plan offre 30 Go d'espace de stockage partagé par utilisateur, une adresse e-mail professionnelle personnalisée et sécurisée. En outre, il inclut des visioconférences pouvant accueillir jusqu'à 100 participants. Plus encore, il permet d'acceder aux applications principales de Google telles que Gmail, Drive et Meet.
Business Standard
Proposé à 11,50 € par utilisateur et par mois avec un engagement d'un an, ou 13,80 € avec une facturation mensuelle. Ce plan inclut 2 To d'espace de stockage partagé par utilisateur, des visioconférences pour jusqu'à 150 participants avec des fonctionnalités d'enregistrement. En outre, il offre des outils supplémentaires comme les pages de prise de rendez-vous et la création de vidéos optimisée par l'IA.
Business Plus.
A seulement 17,25 € par utilisateur et par mois avec un engagement d'un an, ou 20,70 € avec une facturation mensuelle. Ce plan offre 5 To d'espace de stockage partagé par utilisateur, des visioconférences pouvant accueillir jusqu'à 500 participants. Sans oublier les fonctionnalités de sécurité et de gestion avancées, y compris Google Vault et la gestion avancée des points de terminaison.
Enterprise
Conçu pour les grandes entreprises avec des besoins complexes, ce plan offre 5 To d'espace de stockage partagé par utilisateur. Il permet de demander plus d'espace, des visioconférences pouvant accueillir jusqu'à 1 000 participants, et des contrôles de sécurité, de gestion et de conformité avancés. Les tarifs sont disponibles sur demande auprès du service commercial de Google.
Les plans Business Starter, Business Standard et Business Plus sont disponibles pour un maximum de 300 utilisateurs. Quant aux plans Enterprise, ils n'ont pas de limite d'utilisateurs. Les clients peuvent choisir entre des options de paiement mensuel ou annuel, l'engagement annuel offrant généralement des tarifs plus avantageux.
Les utilisateurs peuvent opter pour un paiement mensuel ou annuel. Ce dernier offre généralement des réductions importantes (jusqu'à 20 %) pour ceux qui s'engagent sur un an.
Comment fonctionne Google Workspace ?
Une fois que l'utilisateur a choisi son plan d'abonnement, il lui faudra dans un premier temps configurer son adresse mail professionnelle et créer un compte Google Workspace. Ensuite, il devra migrer ses données tels que les contacts et l'agenda.
Dans tous les cas, l'utilisateur peut à tout moment accéder au guide de démarrage de Google pour prendre en main l'outil de manière efficace.
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